Belediye araç filosunda yakıt ve bakım kayıtları: mevzuat ve denetim

237 sayılı Taşıt Kanunu, 1. maddesiyle belediyeleri ve bağlı kuruluşlarını kapsamına alır. 2. madde traktör, arazöz ve motorla işleyen her çeşit ziraat ve inşaat makinesini Kanun kapsamı dışında tutar. 7. maddeye göre kurumların taşıt ihtiyaçlarını hizmet alımı yoluyla karşılaması esastır; 10. maddeye göre belediyeler ve bağlı kuruluşları kendi meclislerinin kararıyla taşıt edinir.

Kanunun 12. maddesi, resmî taşıtların savurganlığa yol açılmadan ve bütçe olanaklarıyla uyumlu biçimde kullanılması amacıyla akaryakıt, yağ ve onarım işlerinin sağlanmasına ilişkin esas ve usullerin Cumhurbaşkanınca belirleneceğini düzenler. 13. madde taşıtların satılabilmesini ekonomik ömrün dolmasına veya hizmet konusunun kalmamasına bağlar. 16. madde ise taşıtları tahsis edildiği iş dışında veya şahsi işlerde kullananlar ile kullanılmaya elverişli olduğu hâlde ekonomik ömrünü doldurduğu gerekçesiyle yenileyenler hakkında hapis cezası öngörür. Bu hükümler, bir aracın hangi işte kullanıldığının ve ne zaman ekonomik olmaktan çıktığının kayıtla gösterilmesini gerekli kılar.

17 Mayıs 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Tasarruf Tedbirleri konulu 2024/7 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi, kapsamına belediyeleri, bağlı kuruluşlarını ve kurdukları birlik, müessese ve işletmeleri açıkça dahil eder. Genelgeye göre 3 yıl süreyle yeni taşıt edinilmeyecek, savunma ve güvenlik hizmetleri için ihtiyaç duyulan taşıtlar ile ambulans ve itfaiye araçları acil ve zorunlu hâllerde edinilebilecektir. Ekonomik ömrünü tamamlamış taşıtlar tasfiye edilecek, hizmet alımı yoluyla kullanılan taşıtlar sözleşme süresi sonunda izin alınmadan yeniden kiralanmayacaktır.

Genelgenin kayıt açısından en önemli hükmü şudur: taşıtların masrafları gider türleri itibarıyla plaka bazında düzenli olarak kayıt altına alınacak, harcama yetkililerince taşıtların çalışma süresi, güzergâhı, ortalama yakıt tüketim değeri, bakım maliyetleri ve sürücü performansı düzenli olarak izlenecektir. Genelge ayrıca Hazine ve Maliye Bakanlığınca geliştirilen Kamu Filo Yönetim Sistemi'nin aşamalı olarak bütün kamu kurumlarına yaygınlaştırılacağını ve sistem kapsamına alınan idarelerde Kamu Filo Bilgi Sistemi'nde kaydı olmayan taşıtların kullanılmayacağını belirtir. Belediyeler bakımından Genelgedeki izin gerektiren durumlarda Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığından izin alınır. Genelgeye göre kurumlar tasarruf tedbirlerine ilişkin veri ve raporları Hazine ve Maliye Bakanlığınca geliştirilen Tasarruf Tedbirleri Bilgi Sistemine girmekle yükümlüdür; plaka bazında tutulmayan bir gider kaydından bu verinin üretilmesi güçtür.

2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu'nun 34. maddesi, motorlu araçların muayenelerinin yönetmelikte belirtilen süreler içinde yaptırılmasını zorunlu tutar ve muayenesi yapılmamış araçla trafiğe çıkılmasını idari para cezasına bağlar. 6 Ocak 2021 tarihli Araç Muayene İstasyonlarının Açılması, İşletilmesi ve Araç Muayenesi Hakkında Yönetmelik'in 14. maddesi periyotları belirler: hususi ve resmî otomobiller ilk üç yaşın sonunda ve sonrasında iki yılda bir; lastik tekerlekli traktörler ilk üç yaşın sonunda ve sonrasında üç yılda bir; diğer bütün motorlu araçlar, römork ve yarı römorklar ise ilk bir yaşın sonunda ve sonrasında her yıl muayene edilir. Atık toplama kamyonları gibi belediye araçlarının büyük bölümü bu son gruba girer.

Muayene, aracın teknik şartlara uygunluğunun belirli aralıklarla tespitidir; arada kalan dönemde aracın çalışır durumda tutulması periyodik bakıma bağlıdır. Atık taşıyan araçlar için ayrıca Atık Yönetimi Yönetmeliği'nin 8. maddesi, belediyelerin bu araçların kaydını tutmasını, araç takip sistemi kurmasını ve talep hâlinde kayıtları Bakanlığa ve il müdürlüğüne sunmasını öngörür.

6085 sayılı Sayıştay Kanunu, Sayıştay denetimini düzenlilik ve performans denetimi olarak tanımlar. Düzenlilik denetimi, kamu idarelerinin gelir, gider ve mallarına ilişkin işlemlerin mevzuata uygunluğunu, mali rapor ve tabloların güvenilirliğini ve mali yönetim ile iç kontrol sistemlerini kapsar. Taşıt ve akaryakıt kayıtları bu üç başlığın her birine konu olabilir.

Ekim 2025'te Türkiye Büyük Millet Meclisine sunulan 2024 yılı belediye denetim raporlarının bir kısmı bu konuda somut tespitler içermektedir. Bu raporlarda örneğin belediye deposundan araçlara verilen akaryakıtın kullanımının elektronik tablolarla izlendiği, evrak düzenlenmeden araçlara yakıt verildiği için araç bazında ne kadar yakıt alındığının tespit edilemediği ve depo doluluğunun elle ölçüldüğü belirtilmiştir. Raporlar, stok takibinin kontrol ve tespite elverişli bir sistemle yapılmasında idarenin menfaati bulunduğunu değerlendirmiştir.

Başka raporlarda ise araç kiralamanın her birim tarafından ayrı ayrı yürütülmesi nedeniyle akaryakıt tedariki, kullanım durumu, temin şekli ve bakım onarım süreçlerine ilişkin sağlıklı ve eksiksiz verilere ulaşılamadığı; bazı araçların akaryakıt otomasyon sistemine dahil edilmediği tespit edilmiştir.

Mevzuat ve denetim tespitleri birlikte okunduğunda, her araç için aşağıdaki kayıtların tek bir yerde ve plaka bazında tutulması, hem yasal yükümlülükleri karşılar hem de maliyet kontrolünü mümkün kılar.

Bu kayıtlar birlikte tutulduğunda aracın kilometre başına yakıt tüketimindeki olağandışı artışlar, sık arızalanan araçlar ve ekonomik ömrünü dolduran taşıtlar belgeye dayanarak belirlenebilir. Kiralık ve mülk araçların aynı düzende izlenmesi, Genelgenin istediği plaka bazında gider kaydını ve Sayıştay denetiminde istenen belgeleri tek kaynaktan üretmeyi sağlar. Birimlerin araçlarını ayrı ayrı izlediği yapılarda ise aynı soruya farklı rakamlar verilir. Kaydın, ikmal ya da bakım anında ve sahada tutulması, ay sonunda geriye dönük derlenen tablolara göre hata ve eksik riskini azaltır.